06.12.2018

Управление на риска и информационна сигурност в преводаческите процеси

Управление на риска и информационна сигурност в преводаческите процеси
Управление на риска и информационна сигурност в преводаческите процеси – EVS Translations

Надеждната и безотказна IT инфраструктура е по-важна за компаниите в наши дни от когато и да било. От една страна режимът на достъп до информация и ресурси на техните служители и доставчици на преводачески услуги трябва да бъде все по-гъвкав. От друга страна поверителността на предаденото съдържание и защитата на чувствителните данни са особено важни за управлението на превода. Основа за безопасното управление на превода, в допълнение към добре обмислената мрежова структура, е въвеждането на система, чрез която работодателят да има прозрачен достъп до целия преводачески процес. Г-н Кристиан Вай*, мениджър в Across Systems GmbH, хвърля светлина върху рисковете за сигурността и предлага решения за проектиране на вашите преводачески процеси по сигурен и разбираем начин, като предпазва вашата информация от нежелано разпространение.

Подценявани и пренебрегвани: преводите като рисков фактор

„За съжаление преводите се купуват така, както се купуват винтове“, казва Вай. И все пак зад превода се крият много повече неща, включително и твърде често подценявания потенциален риск! Важно е да се прави разлика, от една страна, между документи, чиято поверителност трябва да бъде запазена и защитена и, от друга страна ‒ данни, които не са опасни. Продуктова информация за артикули като винтове или описания на продукти за онлайн магазин не са толкова важни като разкрития за скандали с лекарства или досиета на персонала. Ето защо работодателите трябва да си зададат въпроса дали техните данни са лични. Как данните ми са засегнати от ОРЗД? Какви са най-големите щети вследствие на неправилно запазване на данни, които фирмата ми може да понесе? Как е защитена преводаческата компания или преводачът на свободна практика по отношение на застраховката? „Такъв анализ на риска не се извършва често“, казва Вай.

Двоен стандарт: вътрешни или външни мерки за сигурност на данните

Има два начина, по които данните могат да бъдат застрашени ‒ първо, по време на техническия процес на превода, с други думи при прехвърлянето им и второ, на ниво процес ‒ или при обработката им. Правилата за сигурност на информацията често са много рестриктивни в рамките на самата компания. Щатните служители са строго контролирани ‒ например страниците за машинен превод онлайн са блокирани. Рядко се задава въпросът какво се случва с данните, когато напуснат компанията. Поръчките често се изпращат небрежно по електронната поща, вероятно все още като леснодостъпен XLIFF файл. Съществува риск данните до бъдат „прихванати“. Вай съветва да „отключите любопитството си към преводаческия сектор и да попитате вашия доставчик на езикови услуги.“ Къде отиват данните ми? Кой има достъп до тях? Преводаческата компания работи ли с подизпълнители и преводачи на свободна практика извън Европа? Ако е така, работи ли в съответствие с насоките на ОРЗД? Въпреки че се говори за човешки превод, позволява ли се машинните преводи да бъдат използвани като част от услугата? Има ли преводаческата компания писмена концепция за сигурност? Постигнали ли сте споразумения с вашия доставчик на преводачески услуги относно вашите изисквания и по отношение на други теми, които са от значение за вашия сектор (например TISAX в автомобилния сектор).

Знанието е сила: как можете да защитите вашите документи за превод

От една страна, трансферът на данни трябва да бъде гарантиран, а от друга, правата за ползване на тези файлове трябва да се подбират внимателно. Това може да се случи самостоятелно в сътрудничество с IT отдела и отдела за управление на проекти на компанията за преводачески услуги или чрез платформа за превод. Така имате възможност да адаптирате процеса на превод към вашите нужди. Създайте детайлни профили с правата и решете дали имената на хората, участващи в поръчката ви за превод, да бъдат анонимизирани по стандартната процедура или запазени в документи с десетгодишен период на запазване на данните. Трябва ли всички преводачи да работят на платформата и разрешено ли им е да изтеглят речници?

„В крайна сметка не трябва да си позволяваме да изпадаме в еуфория и трябва да преценим съотношението между скоростта, качеството и цената на превода“, казва Вай. Усилието трябва да бъде пропорционално на ползата както за доставчиците на езикови услуги, така и за онези, които правят поръчките.

Прегледайте вашия преводен процес – защитени ли са данните ви?

Системите за управление на преводи помагат да се определят детайлно правата за достъп до силно чувствителни данни и могат да ги коригират на мига, ако се променят изискванията. От вас зависи какво ще се случи с вашите данни. Нуждаете ли се от конкретна информация за работата на системата за управление на превода? Можете да научите повече от безплатната онлайн демонстрация на Across Systems.

Кристиан Вай, член на ръководството на Across Systems GmbH
Кристиан Вай, член на ръководството на Across Systems GmbH
Снимка: Across

*Кристиан Вай е завършил Английска филология в университета в Манхайм. Като член на управителния съвет на Across Systems, той допринася съществено за развитието на компанията и на продуктите. Той също така съветва клиентите за езикови технологии, работни процеси и интегрирани решения, например за машинни преводи.

Това беше последната част от нашата гостуваща серия от четири лекции на Across Systems. Всички части могат да бъдат намерени на нашия блог.

Част 1: Бъдещето на човешкия превод – и защо EVS Translations се придържа към концепцията за щатни екипи

Част 2: Терминологични бази данни – съвременен запас от знания с потенциал

Част 3: Първо процесът и след това системата – управлението на преводите става лесно