Чуждите езици, използвани в трансграничните сделки или по време на съдебни дела, свързани с множество юрисдикции, могат да причинят главоболия на адвокатите. Първият процес се характеризира с големи количества данни и кратки срокове; последният – с внезапни и неотложни искания за много точен превод. Но общият приоритет и в двата случая е сигурността на данните. След разкриването на скандала с “Кеймбридж Аналитика” и последвалото влизане в сила на Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), повече от всякога сигурността на данните се гледа под лупа. Това не може да се превърне в слабото звено за бизнеса. Когато се предава чувствителна информация за превод на външен доставчик, изключително важно е внимателното и сигурно управление на документацията по време на производствения процес.
Докато много клиенти изпращат документи за превод по електронната поща, клиентите в областта на правото често изискват въвеждането на по-строг процес. Кореспонденцията и чувствителната информация трябва да се управляват така, че да не минават през производствен процес, достъпен за всички. Адвокатите искат да се уверят, че информацията на клиентите остава поверителна, но особено при нов доставчик това може да се окаже прекалено смела крачка. За щастие има сравнително ясни начини за засилване на сигурността от самото начало.
Споразуменията за неразкриване на информация най-вероятно ще бъдат част от този процес, но ето 5 мерки, които юридическите фирми могат да приложат с доставчика на преводачески услуги, за да гарантират, че съдържанието и кореспонденцията остават сигурни:
Кореспонденция
1. Преминете към използване на криптиране на електронната поща за чувствителна кореспонденция. Индивидуални сертификати, създадени от доставчика на преводачески услуги, позволяват на изпращача и получателя да бъдат ясно идентифицирани, а съдържанието на електронната поща може да бъде кодирано. Изпращането на поверителна информация чрез обикновена електронна поща трябва да се счита за предупредителен сигнал към адвокатската кантора за проблем в сигурност на данните й.
Споделяне на файлове
2. Използвайте трансфер на файлове защитен с криптиране и изберете предварително зададено време за автоматично заличаване на документите.
Съхранение и разрешение за достъп
3. Данните на вашата фирма могат да се съхраняват в защитена ERM платформа с достъп, ограничен до отговорния акаунт мениджър. Ограниченията на достъпа могат да бъдат ясно дефинирани и трябва да следват принципа „необходимост да се знае“. Личните данни могат също да бъдат анонимизирани/ псевдонимизирани в съответствие с Общия регламент относно защитата на данните. Данните не трябва да напускат защитеното хранилище на данни и не трябва да има пренасяне на данни чрез USB флаш памет или препращане на ел. поща.
4. VPN (виртуална частна мрежа) връзка към мрежата на вашата фирма е възможна, така че документите никога да не влизат в мрежата на доставчика. Освен това когато данните на правната кантора се намират в мрежата на доставчика, достъпът може да се контролира и проследява, без възможност за отпечатване или локални опции за запис. Уверете се, че информацията не е компрометирана по пътя към доставчика или докато е в мрежата на доставчика. В допълнение към криптографията при пренасянето на данни, трябва да съществува възможност и за криптираното им съхранение.
5. Периодите на унищожаване след приключване на работата на доставчика се определят от ОРЗД, но можете да посочите по-кратки срокове, когато е необходимо.
Ако имате чувствителна информация, която трябва да бъде преведена, можете да се обърнете към нашите екипи на адрес EVS Translations. Нашите вътрешни IT експерти работят с клиенти и им предоставят специфични решения за сигурност на документи, съдържащи чувствителни данни.
