Бенджамин Франклин е казал, че „човек може да се забави, но времето – не“. Често прилагаме тази максима в собствения си живот, но тя се отнася и за бизнеса. В един 24-часов глобален свят, където бизнесът не спира да функционира в 17.00 часа, е много важно компаниите да осъзнаят по-добре значението на времето и да станат по-умели в разпределението му. Това съвсем не значи, че е време да си погледнете часовника и да започнете да вършите десет различни неща, вместо да дочетете днешната Дума на деня – едно, без съмнение, отлично оползотворено време.
По същество управлението на времето (time management) не е нищо ново и дори в далечните праисторически времена, когато хората са си изкарвали прехраната като ловци и събирачи, в периодите, в които не са успявали да управляват разумно времето си, се е появявал риск от глад, липса на подходящ подслон и опасност за живота. И докато самата фраза, която означава „факт или процес на по-ефективно или продуктивно използване на времето“, е продукт на съвременния свят, думите в този израз са продукт на късното средновековие или ранния ренесанс, като абстрактната идея за време (time) е записана за пръв път в края на 14 век, а думата management (управление или акта на управляване) е използвана за пръв път в края на 15 век.
Първата известна употреба на израза е от 1913 г. в Secretary’s Representative Harvard Class от 1907 г., където пише: „Този отдел спомага за управлението на времето, а работата му се състои в разследване на процеси, системи за създаване на рутина, организация и систематизиране“. Прилагайки стриктно този израз към нуждите на бизнеса, през 1926 г. Уолтър С. Хейуърд пише в творбата си Sales Administration следното: „Факторите, които определят степента на управление на времето при продажбите, са главно видът на продукта и начинът на плащане“. Вероятно цитатът, най-приложим към съвременния бизнес, може да се намери в книгата на Филип Огар и Джой Палмър от 2002 г. Rise of the Player Manager (Възход на мениджъра играч), където всичко е обединено на едно място: „Изискванията да се правят проучвания, да се пишат доклади в кратки срокове, да се предоставят обратно на клиентите, да се извършва задълбочен размисъл и да се вземат разумни маркетингови решения относно продуктите и ръководенето на екипа, изискваха управление на времето и умения за приоритизиране, от които никога преди това не бях имал нужда“.
В света на бизнеса, независимо от това дали го осъзнаваме или не, прекарваме много време в…губене на време. На ниво служители изследванията показват, че ако посветим десет минути за планиране на работния ден, това може да ни спести два часа изгубено време и усилия. На ниво организация едва 20% от времето се изразходва за работа от първостепенно значение, докато средно 80% от времето се губи за задачи с незначителна стойност.
Извън рамките на самата организация предприятията са принудени да разчитат на ефективността на доставчици на услуги от трета страна, като например адвокатски кантори, доставчици на корабни услуги и преводачески фирми. А надеждната и ефективна преводаческа услуга може да помогне за управлението на времето във вашата компания – вместо да го възпрепятства – и да гарантира, че процесите с други организации (поне що се отнася до комуникацията), протичат гладко.
