07.09.2016

A Day In The Life Of… Buchhaltungsteam

Buchhaltungsteam im Übersetzungsunternehmen EVS Translations
Buchhaltungsteam im Übersetzungsunternehmen EVS Translations

Jedes gut funktionierende Unternehmen braucht eine Buchhaltung – so auch EVS Translations. Einen Überblick über alle finanziellen Tätigkeiten unseres Übersetzungsbüros haben die drei Kolleginnen aus dem Accounting. Sie sorgen für eine reibungslose Abwicklung der Aufträge. Heute hatten wir Gelegenheit, das Buchhaltungsteam kennenzulernen und mehr über ihre Aufgaben zu erfahren.

Was stand heute Morgen auf Ihrer  To Do-Liste, Frau Schmidt?

Frau Schmidt: Wenn ich ins Büro komme, checke ich zuallererst meine E-Mails. Anschließend schreibe oder ändere ich Rechnungen. Einmal im Monat mache ich die Abrechnung für einen unserer Großkunden der Automobilindustrie – und das steht heute auf dem Plan.

Frau Spahn, welche sind Ihre Aufgaben bei EVS Translations?

Frau Spahn: Ich kümmere mich hauptsächlich um die Kreditoren; gebe also Übersetzungsrechnungen in unser Business & Translation Management System Plunet ein und überprüfe die Kreditkartenabrechnungen. Auch die Abrechnung von Reisekosten und der Monatsabschluss liegen in meiner Verantwortung.

Sie sind zuständig für die Zusammenführung und die Berichtserstattung der Standorte Deutschland, USA, UK und Bulgarien bezüglich der Zahlen, Frau Reinl. Wie bereitet man sich auf solch eine Aufgabe vor?

Frau Reinl: Meine Hauptaufgabe besteht darin, einen Überblick für alle Kosten und Einnahmen zu erhalten, um am Ende den Cashflow von EVS Translations sicherzustellen. Wenn Frau Spahn mit ihrer Aufgabe fertig ist, fängt meine im Prinzip an. Alle Büros haben Ihre eigene Buchhaltung und senden Ihre Berichte an mich. Anschließend ordne ich die Zahlen in die Gesamtstatistik des Unternehmens ein. Außerdem plane ich gemeinsam mit unserem Geschäftsführer Herrn Edward Vick und den Abteilungsleitern das Budget der jeweiligen Ressorts für die kommenden Jahre. Im Controlling wird einem erst klar, welche Reichweite EVS Translations mittlerweile hat.

Wie hilft das Buchhaltungsteam unseren Kunden hier bei EVS Translations? Welche elektronischen Plattformen bietet EVS Translations seinen Kunden zur Rechnungsstellung an?

Unsere Kunden erhalten ihre Rechnung für unsere Übersetzungsdienstleistungen individuell auf ihre Wünsche und Bedürfnisse zugeschnitten: Sie können die Rechnung klassisch per Post anfordern, per E-Mail oder aber in ihrer eigenen Rechnungsmanagementsoftware wie SAP Ariba oder Adquira. Am beliebtesten ist immer noch die Papierform, digitale Systeme gewinnen jedoch zunehmend an Beliebtheit. EVS Translations bietet aber auch die Option, seine Rechnungen für mehrere Aufträge bis zum Ende des Monats zu sammeln und dann auf einmal zu bezahlen, anstatt jedes Mal aufs Neue die Zahlung zu veranlassen.

Alle Rechnungen werden im Business & Translation Management System Plunet erfasst – unabhängig davon, welcher Zahlungswunsch geäußert wurde. Unsere Projektmanager legen also für jede neue in Auftrag gegebene Übersetzung ein sogenanntes Auftragsblatt in Plunet an. Hier wird dann auch vermerkt, welchem Übersetzer der Auftrag zugeteilt wurde, sowie um welche Sprachkombination es sich handelt. Sobald der Auftrag fertig bearbeitet ist, erhält Frau Schmidt eine Meldung und stellt dann die Kundenrechnung aus.

Am besten gefällt den 3 Frauen jedoch das Miteinander in ihrem bunten Büro. Neben Zertifikaten erfolgreich abgeschlossener Weiterbildungsseminare, schmücken Fotos gemeinsamer Aktivitäten die Wände und machen diesen Raum zu weit mehr als nur einem Büro.