Im Mai 2018 trat die neue, EU-weit gültige Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) in Kraft.
Sie galt als Schreckgespenst für viele Unternehmen, die in der EU tätig sind, denn die Messlatte für Datenverarbeitung, -schutz und vor allem -löschung wurde gegenüber vorherigen Datenschutzrichtlinien angehoben. Doch EVS Translations war mithilfe seiner Datenschutzbeauftragten gut gerüstet, den strengen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.
Datenschutz ist Teamwork
Teamarbeit ist alles: So ziehen unsere Datenschutzbeauftragte und Mitarbeiter an einem Strang und alle tragen ihr Scherflein zum Thema Datenschutz bei. Dabei genießen Datenschutzbeauftragte eine Sonderstellung: Sie sind weisungsfrei und berichten unmittelbar der Geschäftsführung. Das Ziel: Sämtliche Arbeitsabläufe von EVS Translations so zu gestalten und zu dokumentieren, dass alle Daten – sowohl personenbezogene als auch allgemeine – sicher transportiert und vertraulich verarbeitet werden.
So müssen bei Daten von Kunden, Bewerbern sowie Mitarbeitern strenge Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten und die Informationspflicht gegenüber berechtigten Personen wahrgenommen werden. Zur Wahrung dieser Rechte wurde zum Beispiel in Zusammenarbeit mit unserer Personalabteilung eine Vertraulichkeitsvereinbarung erstellt, die jeder Mitarbeiter bei Eintritt ins Unternehmen unterzeichnet und darin über seine Rechte und Pflichten aufgeklärt wird. Eine weitere Absicherung ist das Führen von Insiderlisten, wenn ein Kunde unter die Regelungen der Marktmissbrauchsverordnung fällt.
IT-Sicherheit: der Grundstein für digitalen Datenschutz
Wertvolle technische Unterstützung dieser Vorgänge erhält die Datenschutzbeauftragte durch die IT-Kollegen: Sie sorgen dafür, dass Sicherheitsmaßnahmen wie ein verschlüsselter Datentransfer überwacht und Zugriffsrechte projektbezogen vergeben werden, damit nachvollziehbar ist, welche Mitarbeiter von EVS Translations an welchem Übersetzungsprojekt beteiligt sind. Auch mit externen Dienstleistern müssen datenschutzrechtliche Fragestellungen geklärt und ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden, so z.B. bei Einführung eines neuen Bewerbermanagementsystems – schließlich muss EVS Translations für die Umsetzung der Datenschutzrechte eines jeden Bewerbers einstehen.
REDAKTION: Frau Stamoulaki, wie blicken Sie auf ein Jahr DSGVO zurück?
Mein Fazit: Das Chaos ist ausgeblieben, das Leben geht weiter wie bisher. EVS Translations und wir müssen uns nun neuen Herausforderungen stellen, wenn bald die E-Privacy-Verordnung in ganz Europa in Kraft tritt. Bis dahin bleibt aber noch ein bisschen Zeit.
Positive Bilanz mit leichtem Beigeschmack: DSGVO als Schutzmaßnahme
Was wir erfreulicherweise feststellen: Das vermeintlich ach so trockene Thema „Datenschutz“ verliert – aktiv betrieben – seinen Schrecken. Das ist auch gut so, denn es wird sich in Zeiten von Datenskandalen und Manipulationsmacht nicht mehr aus unser aller Leben wegdenken lassen!
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Ihr HR-Team von EVS Translations
*Die Verantwortung für den Datenschutz liegt bei unserer internen Rechtsabteilung in Gestalt einer Volljuristin.
