Einfach ausgedrückt ist ein Workflow eine Reihe von Tätigkeiten, die zur Erfüllung einer Aufgabe notwendig sind, wobei in einem sequentiellen Workflow jede Tätigkeit auf der vorherigen aufbaut, während in einem parallelen Workflow zwei oder mehr Tätigkeiten gleichzeitig stattfinden können.
Im geschäftlichen Kontext ist ein Workflow die organisierte Struktur von Geschäftstätigkeiten, die es einer Geschäftsorganisation ermöglichen, Werkstoffe umzuwandeln, Dienstleistungen zu erbringen oder Informationen zu verarbeiten.
Die Ursprünge unseres heutigen modernen Workflows können bis in die späten 1880er Jahre und bis zu den Studien über die rationale Organisation von Arbeit in der Fertigungsindustrie zurückverfolgt werden.
Um die Produktivität der Arbeit und wirtschaftliche Effizienz insgesamt zu verbessern, nutzte der amerikanische Maschinenbauer Frederick Winslow Taylor wissenschaftliche Methoden, um herauszufinden, wie lange ein Mensch für die Ausführung eines bestimmten Arbeitsvorgangs benötigen sollte. Das war schließlich der Ausgangspunkt für die wissenschaftliche Managementtheorie zur Analyse von Arbeitsabläufen.
Der Begriff Workflow für die rationale Organisation von Arbeit erschien in gedruckter Form erstmalig im Jahr 1921, in einer Fachzeitschrift für Eisenbahntechnik, und wurde um 1950 definiert als ‚Folge von industriellen, administrativen oder anderen Prozessen, die ein Werkstück vom Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung durchläuft‘.
In den 1980er Jahren entstanden durch die Arbeit von W. Edwards Deming und Joseph M. Juran eine Reihe von Theorien zur Verbesserung der Abläufe von Geschäftsprozessen, darunter auch die Gruppe der Six Sigma Verfahren und Werkzeuge zur Prozessverbesserung und Fehlerausschaltung sowie das Total Quality Management, das umfassende Qualitätsmanagement.
In Zeiten, in denen Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Kontext für Organisationen eine immer größere Rolle spielte, wurde TQM immer populärer, die Untersuchung und Integration von Workflows wurde vielschichtiger, man legte Wert auf Individualisierung, auf die Verknüpfung von Planung und Ausführung, und das führte schließlich zur Entwicklung der Workflow Management Systeme und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen.
Am Ende der 1990er gab es dann Workflow Management Systeme, in denen Geschäftsprozesse nach bestimmten Regeln abgewickelt wurden. 2005 legte Microsoft den Grundstein für die moderne Business Process Management Software. Jetzt konnte das Management von Geschäftsprozessen vom Systemmanagement getrennt betrachtet und es konnten verschiedene Methoden zur Messung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden.
Mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen verbessern Organisationen ihre Leistungsfähigkeit und sorgen für eine höhere Zufriedenheit beim Kunden. Wir haben deswegen auch bei EVS Translations alle Prozesse unserer Übersetzungsprojekte und alle Arbeitsabläufe automatisiert und in einem modernen GPM-System zusammengefasst. Und wir blicken mit großer Erwartung in die nahe Zukunft, die sicherlich mit Lösungen auf der Basis von Blockchains die Automation unserer Workflows revolutionieren wird.
