In unserem zweiten Teil in der Serie über die Zusammenarbeit mit dem Projekt-Management in einem Übersetzungsbüro erfahren Sie wie Sie erfolgreich mit dem Übersetzungsprojektleiter zusammen arbeiten.
Sie wollen die Übersetzung Ihrer Produktbroschüre in Auftrag geben und rufen den Projektleiter bei Ihrem Übersetzungsdienstleister an, um das Projekt mit ihm zu besprechen. Als Kunde haben Sie die Möglichkeit, etwas zur Qualität Ihrer Übersetzung beizutragen, und zwar indem Sie in der anfänglichen „Vorproduktionsphase” und gegebenenfalls in allen drei Phasen des Übersetzungsprozesses (siehe hierzu unseren Beitrag: Ein Wegweiser für die Projektleitung bei Übersetzungsprojekten) effektiv mit dem Projektleiter kommunizieren. In diesem Artikel wollen wir zeigen, wie sie erfolgreich mit Ihrem Projektleiter zusammen arbeiten können, um das bestmögliche Ergebnis für Ihr Projekt sicher zu stellen.
Dokumentenformate
Manchmal erhält der Projektleiter eine nicht editierbare PDF-Datei, mit der die Übersetzer arbeiten müssen. Eine Worddatei kann jedoch für den Übersetzungsprozess eine wesentliche Hilfe sein, denn sie ist editierbar und mit der Übersetzungssoftware kompatibel. Bei EVS Translations besteht auch die Möglichkeit, die PDF entweder durch unser IT-Team konvertieren zu lassen, oder unsere Übersetzer können in der Quellumgebung arbeiten, ob es sich nun um InDesign, Adobe Framework oder ein anderes Programm handelt. Einige Kunden haben ein eigenes Design-Team, welches die Dateien in die Quellumgebung zurück konvertiert, aber da unsere Dateiformatierungsteams viele Sprachen sprechen, können sie genau prüfen, ob das fertige Layout in der Übersetzung korrekt ist (Zeilenumbrüche, die Auflösung logischer Sätze und andere Lauyoutprobleme, die sich beim Übersetzen ergeben). Sprechen Sie mit Ihrem Projektleiter über alle Fragen der Formatierung.
Termine
„Wir brauchen die Übersetzung so bald wie möglich.“ Deckt sich unsere Definition von „so bald wie möglich“ mit Ihrer? Nennen Sie genaue Termine, aber denken Sie auch daran, dass sich zu enge Termine auf die Qualität der Übersetzung auswirken können. Wir empfehlen, im Hinblick auf den Abgabetermin mit dem Projektleiter über Ihre Prioritäten bezüglich Schnelligkeit und Qualität zu sprechen.
Referenzunterlagen
Einige Kunden stellen Referenzmaterial in Form von bereits übersetzten Dokumenten oder auch nur allgemeine Informationen über das Unternehmen, seine Produkte oder Leistungen zur Verfügung. Das ist eine große Hilfe, denn der Übersetzer kann seine Übersetzung dann besser an den bereits übersetzten Text anpassen. Leiten Sie diese Informationen an Ihren Projektleiter weiter, der dann dafür sorgt, dass sie im Verlauf des Übersetzungsprozesses verwendet werden.
Anlegen oder Aktualisieren von Translation Memories
Lassen Sie Ihren Projektleiter wissen, ob es bereits übersetztes Material von einem anderen Übersetzungsdienstleister gibt, das in Ihrem neuen Projekt verwendet werden könnte. Es könnte möglicherweise zur Anlage eines „Translation Memory“ mit einer speziellen Software dienen. Der Übersetzer kann dann möglicherweise frühere Übersetzungen bestimmter Begriffe, die in der neuen Übersetzung wieder auftauchen, übernehmen und dadurch für all Ihre Projekte die Konsistenz der Terminologie gewährleisten. Für Bestandskunden können wir das Translation Memory mit neuen Begriffen aktualisieren, so dass unsere Übersetzer immer auf die neuesten bevorzugten Begriffe zugreifen können.
Die Kommunikationskanäle offen halten
Es könnte sein, dass Sie uns ein Projekt schicken und bis zur Lieferung der fertigen Übersetzung nichts mehr von uns hören. Bei einigen Projekten kann es jedoch vorkommen, dass unsere Übersetzer Fragen zum Ausgangstext haben (insbesondere bei Fehlern) oder dass Kunden über den Fortschritt der Übersetzung informiert werden möchten oder sogar mit dem Projektleiter bei Projektbeginn Teillieferungen vereinbart wurden. Die Projektleiter sind während der Dauer des Projekts das Bindeglied zwischen dem Kunden und dem Übersetzungsteam. Bei EVS Translations nutzen Projektleiter die Business Management Software, die ihnen einen Überblick über sämtliche Projektdetails in Echtzeit vermittelt.
Feedback
Nachdem der Kunde die Übersetzung erhalten hat, ist es immer hilfreich, wenn er ein Feedback an den Übersetzungsdienstleister schickt. Dies hilft uns bei der Auswertung unserer Prozesse und Aufrechterhaltung einer exzellenten Leistung. Wenn Sie die Übersetzung vom Projektleiter erhalten haben, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung und ein Feedback, das der Projektleiter an das Team weiterleitet und in die Business Management Software einträgt.
